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清理亂賬

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  亂賬,一般是企業經營活動的賬務處理不規范,長期積累導致賬目混亂,造成記載事項與事實不符,賬面信息不能正確反映企業經營情況的現象。最常見到有這幾種情況:
  
  1、賬實不符:有賬無實、有實無賬、賬實不匹配
  
  2、賬賬不符:總賬與明細賬不符,業務賬與財務賬不符
  
  3、賬亂,管理亂,有些對外的報表比較規范,但是內部管理需要的精細化核算做的不到位。
  
  一般需要清理亂賬的情況有哪些?
  
  1、企業管理升級,比如有的企業原來不太注重管理,慢慢的也開始認識到管理的重要性;
  
  2、個人履新,換新工作后,成為了了亂賬的“接盤俠”;
  
  3、擬上市、擬掛牌,很多企業在準備上市或者掛牌之前,都必須要做賬務梳理;
  
  4、企業發生并購,財務人員被外派到新并購的公司的情況。
  
  清理亂賬的方法?
  
  檢查基礎工作
  
  ①憑證記錄是否正確
  
  ②原始單據是否齊全
  
  ③賬簿登記是否合規
  
  在檢查過程中,把發現的問題及時整理記錄下來。建議除非非常明顯的錯誤,先不要急于調整賬面,先以備查表的形式提出一個處理方案,或者提出財務的意見,匯報給上級領導,等待批示以后再做處理。
  
  貨幣資金清理
  
  現金、銀行、其他票據等,這幾個科目的清理,可以使用excel表格來做,使用用排序、匹配很多功能,這樣可以提高工作效率。
  
  往來款清理
  
  清理往來款的首要工作就是財務要清理往來賬的余額,我們通常沒有必要查看每一筆業務,我們可以按以下的方法進行適當的梳理:
  
  1、先總賬系統里面導出一份往來分析表,從表上找到余額數相等或接近,但是借貸方向又相反的明細,把這些往來明細作為重點懷疑對象,找相關的業務人員回憶,去求證業務的來龍去脈,查看是不是同一家客戶即登記了應收又登記了預收,這種情況可以跟客戶進一步核實后,調整賬面。
  
  2、還可以結合賬齡和公司的收款政策進行比較,對于超出合理賬期的往來余額,與業務人員溝通,了解業務的真實情況,對于這個有可能是壞賬和呆賬的,可以像管理層建議,如果是壞賬的,匯算清繳時做資產損失的稅前扣除;如果是呆賬,建議采取催討機制。
  
  3、還可以從開票系統里導出以前的開票記錄,排序后,與賬務系統里有發生額或余額的單位進行對比,看看是否存在不合理的客戶,如果有這個差異比較大的,要重點對差異部分進行分析。
  
  經過以上幾個步驟的檢查之后,就可以分科目清理:
  
  應收賬款清理
  
  1、整理對賬單
  
  2、發對賬單并收回執
  
  3、檢查回執情況
  
  ①回執并確認余額 ,這是最好的情況。
  
  ②回執但不確認余額
  
  第一種可能:會計科目設置不清晰,往來明細混亂,同一家客戶,應收單位也有這個客戶,預收單位也有這個客戶。
  
  第二種可能:客戶反饋說已經支付了貨款,但是我們公司沒有收到。
  
  需要查明對方的支付方式,是不是存在銷售人員收取了現金沒有交到公司的情況,或者銷售人員收回來的現金,記錯了客戶名稱,把A那里收到的貨款說成了B的貨款,財務掛錯了應收賬款的客戶名稱。
  
  第三種可能:客戶反饋根本就沒有收到對賬函發生額對應業務的貨物
  
  第四種可能:收到貨物但是價格有問題,我們經常遇到這種客戶,在跟他對賬的時候,業務人員口頭答應給他優惠,但是對賬函里面沒有體現優惠等等一些情況;
  
  第五種可能:收到貨物的數量不對,還要搞清楚到底是倉庫少發還是物流的問題。
  
  第六種可能:在公司系統里面出現同一家客戶出現多個名稱,或者同一集團公司的總公司與其下屬公司掛錯往來。
  
  在企業里面經常出現的一種情況,銷售業務人員談了一個客戶某某有些公司,然后他就在這個系統里往里輸這個客戶信息的,比如是“北京市某某公司”,然后過幾天客戶的信息發過來了。合同上面填寫的信息是北京某某公司,系統里面錄入的就多了“市”這個字,隨后業務員他又錄入了一個正確的,原來錄錯的也沒刪,這樣系統相似的名字就有兩個,使用的過程中很容易混淆,這兩個本來是一家客戶,結果這樣一來,企業的應收款、預收款都容易出現差錯。
  
  第七種可能:同一個集團公司的總公司與其分公司掛錯往來,在業務人員的眼中,他們都屬于一個集團公司,他就認為這都完全是一個公司,但是我們財務記賬來說我們是要分出的,集團總公司就是總公司的,分公司的就是分公司的。由于業務人員不區分,經常把總公司與分公司的往來明細混淆,導致最后的往來賬混亂。
  
  ③無回執
  
  看客戶是否存在:如果經查明客戶根本就不存在的,有可能是個別銷售人員為了謀利而虛設客戶的舞弊行為。
  
  真實存在的客戶:人去樓空、無力還款
  
  預付賬款清理
  
  1、清理程序與應收賬款基本一致;
  
  2、重點關注:公司是否已經收到貨物或者業務是否正常開展
  
  其他應收款清理:
  
  1、內部:內部員工借款,備用金;外部:押金、保證金等;
  
  2、重點關注:借據、押金條等手續是否齊全,是否到期未收
  
  應付款清理
  
  1、重點關注:應付款項會計科目出現借方余額的情況;
  
  2、是否存在長期掛賬且確實無法支付的款項
  
  固定資產清查
  
  1、實地盤點:自查與復查相結合,分類盤點,查明基本情況、使用方向、使用狀態、變動情況等
  
  2、核對賬實是否相符:要把實物盤點同賬目清理結合起來,以物對賬、以賬查物,重點關注是盤盈、盤虧的情況。
  
  3、編制并呈批清查報告:針對賬實差異,提出財務處理意見和固定資產管理的合理化建議。
  
  4、登記固定資產卡片,做賬務處理;重新編碼,登記固定資產電子卡片,根據批示結果,做賬務處理。
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